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Consiste na criação de arquivos digitais gerados a partir do escaneamento (digitalização) de documentos. Este processo poderá incluir técnicas de reconhecimentos de caracteres impressos (OCR), manuscritos (ICR) e processamento de formulários.

Após a digitalização é feita a indexação, que é a ordenação lógica dos documentos dentro de um banco de dados para possibilitar uma rápida pesquisa e recuperação dos mesmos.

A indexação é feita pelos dados principais dos documentos tais como: número do documento, emitente, data de emissão, CPF/CNPJ, etc.

A estrutura da indexação é definida de acordo com a natureza de cada documento e com as necessidades específicas de cada empresa.